Las 5S’s del Reclutamiento 2.0 en Redes Sociales

Hablando de Reclutamiento 2.0 o mejor dicho del proceso de búsqueda de candidatos en los medios sociales, para entablar la posterior relación que nos pueda llevar a convertir a estas personas en futuros candidatos de los procesos de selección de nuestra empresa, uff! Respira, ya. Bien. Pues podemos aplicar 5 buenos consejos que nunca estarán de más para quien desee implantar este procedimiento en su empresa. Y son 5 por una buena razón.

Seguro que más de un lector de este blog conoce el método de las 5 S’s, iniciado por Toyota allá por 1960 y que revolucionó el ámbito industrial perdurando hasta nuestros días –para quien no lo conozca aquí está el enlace a Wikipedia-. Incluso este método y sus 5 etapas traspasaron el medio industrial para ser aplicado en diferentes ámbitos como por ejemplo el educativo o el sanitario.

Son 5 fases sencillas en su definición, aunque con cierta dificultad en su aplicación, que persiguen como foco básico conseguir entornos más ordenados, mejor organizados, limpios y más productivos –definición muy básica- y que deben su nombre a las iniciales en japonés de las palabras que definen cada etapa.

Aquí tenemos una nueva aplicación en el ámbito de los recursos humanos (RRHH) y más concretamente en el desarrollo de un buen Plan de Reclutamiento 2.0 dentro del proceso de selección. Donde podemos influir en la mejora de los procesos de selección de la empresa, adaptándolos a las nuevas fuentes de reclutamiento que están emergiendo. Veamos pues una a una las 5 etapas del método.

Proceso de Aprendizaje en el Reclutamiento 2.0

SEIRI. Clasificación. Separar innecesarios. En esta primera fase se pretende clasificar los elementos que son necesarios para el desarrollo del trabajo, desechando todo aquello que sea innecesario o inútil. Pues manos a la obra, ¿Que es aquello que acumulamos y no usamos en meses? por ejemplo: Currículum sin clasificar. Contactos aplazados durante meses. Correos electrónicos con CV’s acumulados en bandejas. Cientos de contactos de la página Web acumulados los últimos meses y sin responder/clasificar. Mensajes recibidos en los perfiles de las redes sociales inactivas…

Pues coge todo esto y clasifica, haz un paquete con todo lo que tenga menos de un mes de antigüedad y otro con el resto, no mires el contenido, solo la fecha. En ese momento haz inventario de los canales de recepción de contactos que tienes y clasifícalos, como antes, un grupo con los canales que te han proporcionado el mayor número de contactos en los últimos 30 días, otro con el resto. En este caso un criterio podría ser, haber proporcionado como mínimo un 20% de los contactos.

SEITON. Orden. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. Una vez hemos clasificado todo aquello que es viejo y definidos los canales más usados, es momento de definir un nuevo sistema de clasificación rápida de todos los contactos que vayas a recibir, así como el  periodo de validez de los mismos, de forma que serán eliminados pasado este tiempo. Piensa en tener “a mano” lo que necesites, el resto solo será un estorbo.

En esta fase debes empezar a tener en cuenta que vamos a incluir en nuestro proceso de reclutamiento nuevas fuentes de contactos, como son las redes sociales. Diseña un método que incluya también estas nuevas formas de trabajo.

SEISO. Limpieza. Después de clasificar y ordenar es momento de limpiar. Será mucho más fácil, así que coge todos los contactos que tengan una antigüedad mayor de 30 días y elimínalos. Por otra parte, cierra aquellos canales que no aportan nada o menos en tus procesos de selección, para tus perfiles habituales. Quédate solo con lo que sea absolutamente necesario y puedas necesitar en los próximos 30 días.

Recuerda que en esta fase debes dejar implementado un proceso de limpieza automatizado y lo más visual posible, para no perder el tiempo en un futuro, acumulando cosas innecesarias.

SEIKETSU. Estandarización. Una vez realizada la limpieza y teniendo en cuenta que hemos diseña un nuevo sistema de clasificación y orden, además de incorporar nuevos canales de contacto con candidatos, es necesario estandarizar el procedimiento y formar a todas las personas implicadas en el mismo.

Para estandarizar los procesos deberemos implementar todos los sistemas  necesarios para gestionar el nuevo “Canal de Empleo”, respuestas e  información a los candidatos, clasificación automática, eliminación de los contactos antiguos según el criterio establecido, seguimiento de los candidatos preseleccionados, mantenimiento de la conversación con los pre-candidatos, automatización de los mensajes emitidos en los diferentes canales.

En esta parte se deben definir los objetivos e indicadores necesarios para el futuro control del sistema. (Sirvan a modo de ejemplo).

• Cantidad de candidaturas recibidas en un mes.
• Cuantas se convierten en entrevista. 
• Cuantas se convierten en contrato. 
• Tráfico al canal de empleo. 
• Tráfico desde las diferentes redes sociales. 
• Suscriptores generados. 
• Seguidores en las redes. 
• Impacto de la conversación en las diferentes redes sociales.

SHITSUKE. Seguir mejorando. Aquí es donde debemos hacer un seguimiento de los objetivos e indicadores definidos, si se cumple o si por el contrario no cubren las expectativas que se habían generado. Verificaremos indicadores y actuaremos en consecuencia, no permitiendo que se generen situaciones similares a las encontradas al inicio de este recorrido.

Es necesario, en el caso de la implementación de un proceso de Reclutamiento 2.0, llevar una documentación de las conclusiones y de las medidas tomadas en cada momento. Los procesos de selección están sujetos a cambios continuos, tanto en la definición de los perfiles, como en la evolución de las necesidades de la empresa. Así que no debemos olvidar que la flexibilidad será una virtud en este proceso. 

Como decíamos al principio, es posible que la definición básica de las cinco etapas, las 5S’s, sea más bien sencilla, pero su implementación no lo es tanto. Recurrir a profesionales especializados puede ser de mucha ayuda para asegurar el éxito de tu proyecto. Debemos tener en cuenta que del buen desarrollo de nuestros procesos de selección, saldrán los futuros empleados de la empresa.